Výběr dodavatelů

Pro výběr dodavatelů by měla mít organizace vytvořen standardizovaný postup ve formě strukturovaného dokumentu. Podle normy ČSN EN IS0 9001 (2009) je jednou z nutných podmínek pro certifikování systému řízení, že „organizace musí hodnotit a vybírat dodavatele podle jejich schopnosti dodávat produkt v souladu s požadavky organizace. Musí být stanovena kritéria pro jejich volbu, hodnocení a opakované hodnocení. Musí se udržovat záznamy o výsledcích hodnocení a o všech nezbytných opatřeních vyplývajících z hodnocení.“ Výběru dodavatelů musí předcházet jednoznačná specifikace potřeb nákupu a formulace poptávky, která zahrnuje podmínky nákupu. Poptávka musí obsahovat: • označení materiálu, • množství (celkové množství, případně velikost dílčích dodávek), • požadované vlastnosti materiálů, • požadovaný způsob zpracování, • očekávané záruky a služby, • požadavky na balení, • dodací a platební podmínky, okamžik přechodu rizika, místo převzetí (např. podle INCOTERMS), • očekávané rabaty, skonta a jiné slevy, • dodací lhůty, • doplňky: způsob použití materiálu, výkresy, kontakty na nákupčího, alternativní řešení dodávky apod. Poptávka je tvořena týmovým způsobem. To znamená, že potřebné informace dodávají příslušná oddělení. Např. požadované vlastnosti materiálu určí konstrukce, požadovaný způsob zpracování technologové apod. Před jejím odesláním je nutno přezkoumat její úplnost a věcnou správnost. Výběr dodavatelů probíhá postupně v krocích, kdy se nejprve identifikuje okruh potenciálních dodavatelů, poté se okruh zúží na základě hodnocení potenciální způsobilosti dodavatelů a následně proběhne výběr konkrétních dodavatelů. Identifikace okruhu potencionálních dodavatelů – jedná se o první krok ve výběru dodavatelů, kdy ze širokého spektra se vybere několik „postupujících“ a provede se jejich předběžné hodnocení. Zdrojem informací při výběru mohou být reference od jiných odběratelů, nabídky od dodavatelů, předběžné posouzení vyzrálosti systému řízení dodavatele např. ve formě dotazníku. Hodnocení potencionální způsobilosti možných dodavatelů – v této fázi dochází k posouzení (hodnocení) dodavatele podle daných kritérií, která jsou stanovena podle charakteru a způsobu činnosti odběratele. K významným kritériím patří: • dodací lhůta – délka dodací lhůty podstatně ovlivňuje pružnost výroby a nákupu a velikost nákupní dávky, • platební podmínky – způsob placení, doba splatnosti apod., • podíl neshod v dodávkách – posuzuje se celková kvalita dodávek (správné množství, počet neshodných produktů apod.), • cena – výška ceny, ale také možnosti různých bonusů, např. množstevní slevy, • další náklady nákupu – sem patří třeba náklady na balení, identifikaci aj., • vzdálenost – toto kritérium se, vzhledem k dopravním nákladům, může výrazně promítnout do celkové ceny nákupu, • reference. Dále se provádí hodnocení budoucího potenciálu dodavatele z hlediska schopnosti rozšiřovat kapacitu, inovovat produkty, spolupracovat na společných projektech zlepšování kvality apod. Hodnocení budoucího potenciálu dodavatele je možné provést formou zákaznického auditu u dodavatele. Dokončení výběru dodavatele – na základě výsledků hodnocení v předchozím bodě je zpracován seznam schválených dodavatelů, který se stává závazným dokumentem. Jednou z možností provedení výběru dodavatele může být provedení elektronické aukce. Jedná se o on-line výběr dodavatele ve sdíleném webovém prostředí, kde na zveřejňovanou nejlepší nabídku některého z dodavatelů mohou ostatní zúčastnění dodavatelé reagovat zlepšováním svých nabídek. Elektronická aukce má dané realizační kroky: • příprava aukce – jedná se o specifikaci poptávaných produktů, jejich množství, kvality, podmínek dodávání, kontroly, fakturace, požadavků na certifikáty apod., výběr dodavatelů k oslovení, • rozeslání výzev k účasti ve výběrovém řízení – tento krok probíhá po předběžném výběru okruhu dodavatelů, kteří budou osloveni k účasti na aukci, • přihlášení – zájemci o aukci se přihlašují k účasti, obdrží přístupová práva a vkládají své nabídky v elektronické podobě, • kontrola nabídek – je provedena kontrola vložených nabídek a kvalifikačních podmínek, • vlastní aukce – tato probíhá rámcově cca 30 minut, jedná se o soutěžení, kdy přihlášení účastníci mohou reagovat na nabídky ostatních subjektů, • vyhodnocení aukce – je provedeno vyhodnocení, určení vítěze a zpracování protokolů.